Est-ce que vous vous sentez parfois submergé par les tâches à réaliser au bureau?
Toujours en manque de temps?
Voici quelques conseils qui vous redonneront la maîtrise de vos journées…

Comment gagner du temps au bureau

1 -Ranger pour trouver

Certains ne travaillent bien que sur un bureau vide, d’autres sont rassurés par le fouillis. A chacun son organisation, à condition de s’y retrouver vite. Il vous faut réfléchir aux objets dont vous avez besoin et il sera mieux de garder ces objets sur votre bureau plutôt que dans un tiroir.
De même, vous pouvez placer les livres, formulaires ou dossiers que vous consultez le plus souvent sur des étagères à portée de main. Sur votre bureau, placez vos documents dans des chemises de couleur étiquetées voire dans des bannettes. Les documents sur le disque dur de votre ordinateur seront de la même façon rangés dans des dossiers suivant un classement thématique.

2 – Faire des listes de choses à faire ou « To Do list »

Il est important de visualiser les tâches que vous devez réaliser. L’esprit humain est fait de telle façon que plus on lui donne de temps pour un travail et plus il en prendra! Il est donc important de structurer votre pensée et votre temps. Une liste avec des tâches qui apparaissent comme des jalons à réaliser est une bonne chose. Donnez-vous un objectif pour la journée, la semaine et prenez plaisir ensuite à rayer la tâche réalisée et à voir l’avancement de votre travail.
Il est préférable aussi de préparer cette liste des choses à faire la veille avant de partir. Ainsi quand vous arrivez au bureau, vous n’avez pas à réfléchir et vous démarrez directement votre activité. Il est important d’écrire de votre main vos tâches sur une feuille de papier (ou un tableau effaçable) car le petit plaisir que l’on a en rayant la tâche n’est pas le même quand on efface une ligne sur un document informatique!

3 РSavoir ̻tre r̩aliste dans son travail

On ne peut jamais tout prévoir et votre plan de bataille pour la journée sera probablement bousculé par une urgence imprévue et qui éclipsera le reste de votre travail. Il est donc important de garder une marge de temps pour faire face à ces imprévus. On n’est pas non plus des machines et il faut se ménager un peu de temps pour aller boire un café à la machine ou prendre l’air 5 minutes avec ses collègues. Il ne faut pas culpabiliser quand on s’arrête quelques minutes car l’esprit humain a besoin de ces pauses pour être efficace et faire le vide. Un salarié au bout du rouleau n’est pas efficace…

4 – Savoir distinguer l’urgent et l’important

Il faut établir des priorités dans votre travail. Un critère de classement simple à mettre en place est de se demander pour chaque tâche si elle est importante et urgente.

	IMPORTANT	PAS IMPORTANT
URGENT	1	2
NON URGENT	3	4

On traite en priorité les tâches importantes et urgentes, puis les urgentes non importantes. En troisième lieu, on traitera les tâches importantes et non urgentes. Quant aux tâches non importantes et non urgentes, faut-il réellement les exécuter?
Avec un tel classement, vous pourrez garder la tête hors de l’eau au bureau…

5 – S’observer et se connaître en tant que travailleur

Certains sont du soir et d’autres du matin, par conséquent l’efficacité dépend des heures dans la journée. Si vous vous connaissez bien, utilisez vos heures les plus importantes pour travailler sur les choses importantes avec toute votre concentration. Au contraire, quand vous savez que vous n’êtes pas au top, profitez en pour réaliser les tâches plus simples ou rébarbatives comme l’administratif, le classement ou le rangement.

6 – Savoir se mettre dans sa bulle au bureau (de temps en temps)

On ne peut pas bien travailler si on est sans cesse dérangé et pour certaines tâches il faut être dedans durant plusieurs heures. Dans ce genre de situation, mettez le téléphone en mode silencieux ou réunion puis retournez le pour ne plus le voir, fermez Outlook Express ou tout autre programme de messagerie. Dans un open-space, collez un post-it « Ne pas déranger » pour les visiteurs arrivant dans votre dos. Il existe des casques anti-bruits qui annulent le bruit extérieur, écoutez de la musique en travaillant si vous savez que cela vous aide à vous concentrer. Vous allez voir que votre efficacité sera au top dans votre petite bulle protégée du monde extérieur.

7 – Apprendre à gérer ses horaires

Si vous en avez la possibilité, vous pouvez essayer d’éviter les heures de pointe dans les transports en commun ou à la cantine d’entreprise ou les bouchons sur la rocade. Le fait de décaler vos horaires vous permettra de diminuer le stress ressenti ainsi que le temps vainement perdu à attendre. Si vous avez des rendez-vous à l’extérieur, regroupez-le pour diminuer les temps de trajet et placez les plutôt en début ou fin de journée pour éviter les trajets inutiles.
Un autre conseil à propos des horaires, ce n’est pas parce que vous passez 12 heures par jour au bureau que vous êtes efficace durant 12 heures. Mieux vaut se limiter à 8h réellement productives et rentrer chez soi le soir retrouver sa famille ou ses amis que de rester au bureau comme une roue crevée!

8 РSavoir dominer sa messagerie ̩lectronique

Le courrier électronique est aujourd’hui le cauchemar de beaucoup de salariés. Vous êtes sans cesse en position d’être dérangé et comme les écrits restent si vous n’avez pas répondu assez vite, on vous dira qu’on vous l’avait dit dans un mail urgent! De plus, certaines personnes ont tendance à répondre à tous les mails si bien qu’à la fin on ne sait plus vraiment ce qui est important/urgent surtout quand deux mails issus de deux personnes différentes se contredisent! Bref c’est un véritable capharnaüm!
Quelques règles de survie :
1) Diminuer la fréquence à laquelle votre messagerie relève le courrier. Au lieu de rafraîchir le contenu de la boîte toutes les minutes, utilisez une fréquence plus basse. Idéalement une fois par heure devrait suffire mais c’est dur à appliquer il est vrai…
2) Créer des dossiers thématiques (par projets par exemple) pour archiver vos mails. Il est important de ne pas effacer vos mails et de bien les archiver pour stockage. C’est un peu triste à dire mais les mails témoignent que vous avez bien réalisé telle ou telle action car elle vous a été demandé et cela peut vous servir ensuite en réunion si on critique votre efficacité ou vos décisions. Bienvenue dans l’entreprise moderne!
3) Lors de la lecture des mails : traitez immédiatement les mails rapides à faire. Les mails nécessitant du temps seront classés et si vous avez peur de les oublier vous pouvez les repasser à l’état « Non lu » pour bien les voir dans votre boîte de réception.

Bref, bon courage au bureau!

Au final, nous vous souhaitons bon courage au boulot (et il en faut pour faire face à cet univers survolté).
Est-ce que vous avez des trucs vous-même pour être plus efficace au travail?
Les commentaires sont là pour que votre expression…

Pour rapprocher les élèves des entreprises, un site d’annonces de stage a spécialement été ouvert par le ministère de l’Education nationale.
En effet, trouver un stage quand on n’est encore au lycée n’est pas une chose facile à faire!

Trouver un stage lycéen quand on a pas de piston

Comment décrocher un stage niveau collège ou lycée sans réseau, ni piston, ni relation de papa ou maman?
Les collégiens et lycéens diront que c’est difficile!
Pour les aider dans cette difficile quête, le ministère de l’Education nationale française propose un site pour aider les lycéens dans leur recherche de stage : www.monstageenligne.fr.
Un conseil utile au passage, il ne faut pas oublier de bien remercier à la fin du stage l’entreprise dans laquelle vous aurez passé du temps.

Contacts et infos métiers

Sur cette plateforme, on peut trouver des conseils, des fiches sur les métiers ainsi que les compétences requises pour y accéder.
On peut également communiquer avec des chefs d’entreprise.
Le site s’adresse spécialement aux plus de 700 000 lycéens engagés dans l’enseignement professionnel.

Votre avis

Et vous, êtes vous en recherche de stage pour le lycée ou le collège? Vos enfants sont-ils à la recherche d’un stage? Un tel site vous semble-t-il utile?

Les recruteurs aiment bien généralement mettre les gens dans des cases faciles à comprendre.
Si vous avez eu un parcours d’études ou de vie un peu différent, il sera peut-être un peu plus difficile de trouver un job. En plus de ces conseils pour rédiger une bonne lettre de motivation, voici quelques exemples de telles situations et des conseils pour tirer avantage de votre différence.

Militaire reconverti dans le civil

Votre situation

Vous avez fait carrière dans l’armée et vous avez peur que le retour à la vie civile ne soit compliqué!

Quelques conseils pour trouver un job quand vous êtes un ancien militaire

Il est conseillé de faire comme si vous aviez fait carrière dans une administration ou une entreprise classique. Vous avez développé des compétences lors de votre activité militaire, vous avez acquis de l’expertise et de l’expérience. Mettez en avant ces années comme une expérience de vie sans la renier. Adaptez votre discours aux attentes de votre interlocuteur recruteur.

Changement de secteur d’activité

Votre situation

Vous êtes à la recherche d’un emploi dans un nouveau secteur d’activités ou vous cherchez à changer de poste pour aller vers un job que vous n’avez jamais fait. Votre manque d’expérience dans ces nouvelles fonctions font que vous avez peur de ne pas retenir l’attention du recruteur.

Quelques conseils quand on veut changer de carrière

Il est nécessaire d’identifier les qualités personnelles et les compétences communes entre votre ancien métier et les nouvelles fonctions que vous visez. Aujourd’hui, tout le monde sera amené à changer de métier et il faut donc complètement assumer cette évolution. Un salarié peut demander un bilan de compétences et un congé de formation peut même être financé par le FONGECIF. Si vous êtes salarié vous accumulez également des droits à la formation CIF que vous pouvez utiliser chaque année. Si vous êtes inscrit au Pôle Emploi, vous pouvez demander à suivre un bilan de compétences approfondi.

Chômeur de longue durée

Votre situation

Vous n’êtes plus en activité depuis au moins un an et il y a un « trou » dans votre CV que vous avez du mal à habiller lors d’un entretien d’embauche.

Montrer que vous n’avez pas été inactif au chômage

Bien que vous n’ayez pas eu d’activité rémunérée durant un certain temps, il est important de mettre en avant les réalisations faites durant cet intervalle de temps. Vous avez pratiqué le sport de façon intensive? Mettez-le. Vous avez fait de l’humanitaire? Mettez-le. Vous vous êtes auto-formé sur un sujet? Mettez-le.
Il est important aussi d’apporter des preuves de votre occupation. Si vous avez étudié une langue étrangère, passez un examen comme le TOEIC pour valider votre niveau. Vous avez réalisé un défi personnel? Découpez un article de journal qui en parle. Vous avez réalisé un voyage de plusieurs mois en Asie? Créez un blog pour présenter votre voyage et mettez l’adresse du site dans votre CV.

Créateur d’entreprise

Votre situation

Vous vous êtes lancé à votre compte ou avez créé une entreprise. Vous cherchez à revenir au statut de salarié mais les recruteurs ne vont-ils pas vous reprocher cette expérience non-réussie?

Redevenir salarié quand on a été indépendant ou chef d’entreprise

Se mettre à son compte est une expérience unique et motivante. Il vous faut oublier vos préjugés et décrire cette expérience comme une expérience classique. Vous vous êtes lancé un défi à cette occasion et avez mis en place des moyens pour atteindre vos objectifs et c’est ce que vous allez communiquer au recruteur lors de l’entretien. De plus, vous avez acquis un sens des responsabilités sans comparaison avec celui d’un salarié et vous êtes conscient de l’importance du résultat financier et commercial. Que du bon!

Petits boulots à gauche à droite

Votre situation

Vous n’avez connu que des petits boulots ou vos jobs n’ont duré que peu de temps. Vous avez distribué les journaux? Vous avez travaillé comme barman? On peut penser que vous êtes instable ou inadapté aux postes que vous avez occupé.

Mettre de la cohérence dans son CV quand on a fait des jobs précaires

Sur votre CV, rajoutez une colonne pour chaque période afin de préciser la nature du contrat (« intérim », « CDD », « mission »). En faisant ainsi, vous montrerez que les périodes courtes sont le fait de l’employeur et non de votre responsabilité.
Il faut présenter cette accumulation de missions comme une source d’enrichissement tout en communiquant sur votre volonté de vous inscrire dans la durée avec un employeur. Pour le dire, vous pouvez utiliser des formulations semblables à « Ayant connu des expériences variées et enrichissantes, j’aspire désormais à occuper des responsabilités inscrites dans la durée ».

5 idées positives que vous devez toujours avoir en tête quand vous cherchez un emploi

Toutes les expériences de vie permettent de grandir et d’apprendre.

Le recruteur cherche la réponse à un besoin et vous devez être cette réponse.

Votre CV et votre lettre de motivation a pour but de montrer que vous êtes la personne adaptée au poste.

Votre lettre de motivation et votre CV doivent reprendre les mots clés de l’annonce de recrutement.

Avoir un état d’esprit positif impressionnera votre interlocuteur.